Związek Gmin Regionu Płockiego

Na podstawie art. 38 pkt. 2 Ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający Związek Gmin Regionu Płockiego ogłasza wyjaśnienia do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

1.      W Dziale I rozdział IV SIWZ Zamawiający określa wymagany termin realizacji całości zamówienia na 30 września 2010r. Natomiast w Dziale II pkt. 1.1 ppkt.2 podano, że realizacja zamówienia obejmuje:

„e) Wykonanie auditów nadzoru w trakcie ważności certyfikatu zgodnie z właściwymi dla certyfikowanej normy wytycznymi”.

Zgodnie z wytycznymi obowiązującymi akredytowanej jednostki certyfikujące audity nadzoru odbywają się dwukrotnie w odstępach jednego roku od przyznania certyfikatu, przy czym audit nadzoru I  powinna się odbyć nie później niż 12 miesięcy od ostatniego dnia auditu certyfikacyjnego.

W związku z powyższym zwracamy się z pytaniem czy realizacja auditów nadzoru ma nastąpić również do 30 września 2010 r., czy też audity nadzoru planowane są odpowiednio na wrzesień 2011 r. i 2012 r.? Tym samym czy kalkulacja cenowa ma obejmować prowadzenie auditów nadzoru w trzyletnim okresie ważności certyfikatu?

Ad. 1 Zgodnie ze zmianą Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, która ukazała się na stronie BIP Związku Gmin Regionu Płockiego w dniu 30.07.2010 r.  realizacja zamówienia obejmuje tylko audity certyfikujące.

2.      Czy zgłoszone do certyfikacji jednostki samorządu terytorialnego wymienione w Dziale II pkt. 1.1 ppkt. 1 SIWZ posiadają zidentyfikowana siedzibę centralną, gdzie planuje się, nadzoruje i zarządza pewnymi działaniami oraz czy SZJ zarządzany jest centralnie, według centralnie realizowanego planu i objęty centralnym przeglądem zarządzania? Jeżeli tak to, która z jednostek pełni funkcję „Centrali” oraz czy pozostałe jednostki mają prawne lub kontraktowe powiązanie  z centralą? Zagadnienia te są kluczowe przy określaniu organizacji jako wielooddziałowej oraz umożliwia prowadzenie auditu metodą próbkowania, co ma istotny wpływ przy kalkulacji cenowe.

Ad. 2 Związek Gmin Regionu Płockiego stanowi centralę dla zrzeszonych w jego ramach gmin w rozumieniu IAF:MD1:2007, w zakresie obejmującym nadzór nad funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością w poszczególnych gminach; w ramach tego Związek Gmin Regionu Płockiego planuje, zarządza i nadzoruje działania z zakresu doskonalenia systemu.

Ad. Punkt 2

a)      Zgodnie z wymaganiami krajowego systemu akredytacji wynikającymi z normy PN – EN ISO/IEC 17021:2007 jednostki certyfikujące nie przeprowadzają auditów wstępnych, natomiast przeprowadzają audit certyfikacyjny w dwóch etapach. Ponadto, pierwszy etap przeprowadzany jest na miejscu w siedzibie każdej Organizacji ubiegającej się o certyfikację.

Ad.a)  Zamawiający informuje, że audit certyfikacyjny ma odbyć się w każdej jednostce samorządu terytorialnego.

b)     „Certyfikowana norma” jest pojęciem niejednoznacznym. Jeżeli mają Państwo na myśli normę PN-EN ISO 9001:2009, to należy podkreślić, że zawiera ona wymagania dotyczące systemu, a nie wytyczne dotyczące prowadzenia auditu.

Ad b).  Zamawiający  miał na myśli normę PN-EN ISO 9001:2009, która zawiera wymagania dotyczące systemu.

Ad. Punkt 3.

Jeżeli każdy Urząd ( certyfikowana Organizacja) ma otrzymać osobny certyfikat to warunek próby losowej, jest niedopełnienia – patrz wymagania normy  PN-EN ISO/IEC 17021:2007.

Ad.  Audit certyfikacyjny będzie prowadzony na zasadzie doboru właściwej próby zgodnie z IAF MD 1:2007.

1.      Proszę o podanie informacji czy, system zarządzania jakością w poszczególnych urzędach posiada wyłączenia normy?

Ad.1  System zarządzania jakością w poszczególnych urzędach posiadania wyłączenia dotyczące pomiarów i monitorowania.

2.      Czy Zamawiający przewiduje użytkowanie znaku certyfikacji systemu zarządzania?

Ad.2  Zamawiający przewiduje użytkowanie znaku certyfikacji systemu zarządzania

3.      Odnośnie pkt 5 Formularza oferty – proszę o wyjaśnienie co dokładnie Zamawiający rozumie pod pojęciem ubezpieczenia przedmiotu umowy. Jakiego rodzaju ubezpieczenie przewiduje Zamawiający?

AD. 3  Zgodnie  z Działem V ust. 3 i Dział em VI ust. 8 SIWZ Zamawiający przez ubezpieczenie przedmiotu umowy rozumie opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

4.      Czy każdy z urzędu ma własnego Pełnomocnika systemu zarządzania jakością czy jest jeden, wspólny dla wszystkich?

AD. 4  Każdy Urząd Gminy ma Pełnomocnika systemu zarządzania jakością.

5.      Czy dokumentacja systemowa jest wspólna dla wszystkich urzędów? Czy każdy posiada odrębną swoją dokumentację systemową?

AD.5  Każdy urząd ma własną  dokumentację systemową aczkolwiek jest ona zunifikowana.

6.      Odnoście pkt 2 Dział II – czy Zamawiający przewiduje tylko audytowanie na zasadzie doboru właściwej próby losowej? Czy też dopuszcza możliwość innego sposobu audytowania np. wszystkich urzędów każdego roku?

AD. 6   Zamawiający dopuszcza możliwość próbkowania zgodnie z IAF MD 1:2007 jako równoważną auditowi wszystkich oddziałów organizacji.

7.      Czy do 30 września br. mają odbyć się wszystkie audity certyfikujące (zgodnie z procedurami są to dwuczęściowe audity, gdzie dostęp odstęp między częściami nie może być krótszy niż 14 dni), czy też do 30 września Zamawiający wymaga dostarczenia certyfikatów?

AD. 7  Zamawiający wymaga dostarczenia Certyfikatów do dnia 30 września 2010 r.

8.      Czy Zamawiający przewiduje przesunięcie terminu wykonania usługi poza 30 września? Np.: kiedy podczas auditu zostaną stwierdzone niezgodności i nie będzie możliwością zakończenia auditu do tego terminu?

AD. 8  Zamawiający nie przewiduje przesunięcia terminu wykonania usługi.

9.      Kiedy Zamawiający przewiduje dokonanie płatności? Po całkowitym wykonaniu umowy tzn. po 3 latach czy też może po każdym, corocznym audicie?

AD. 9  Zgodnie z zapisami Działu III pkt. 5.4 SIWZ wynagrodzenie wypłacone zostanie  Wykonawcy na podstawie faktur częściowych w terminie 30 dni od chwili złożenia przez Wykonawcę faktury za wykonanie przedmiotu umowy. Wynagrodzenie końcowe wypłacone zostanie Wykonawcy na podstawie faktury końcowej  w terminie 30 dni od chwili złożenia przez Wykonawcę faktury końcowej  za wykonanie przedmiotu umowy.

10.  Odnośnie pkt 2.4. Dział III – jakiego rodzaju nieprawidłowości przewiduje Zamawiający? Podczas auditów mogą zostać stwierdzone niezgodności w funkcjonujących systemie zarządzania, na które nie posiada wpływ Wykonawca. Czy takie nieprawidłowości są  również interpretowane jako zawinione przez Wykonawcę?

AD. 10  Zgodnie z zapisami Działu III SIWZ pkt. 2.4 w powiązaniu z Rozdziałem III Zamawiający przez nieprawidłowości rozumie czynności Wykonawcy niezgodne z postanowieniami umowy lub niewykonywanie przedmiotu umowy zgodnie z jej postanowieniami.

11.  Odnośnie pkt 4.2. Dział III – termin zakończenia realizacji umowy planowany jest na rok 2010 – audity nadzorujące, o których była mowa np. w pkt 3 Dział III, odbywają się rok, oraz dwa lata po audicie certyfikującym, czy w takim razie termin zakończenia realizacji umowy nie powinien być wyznaczone na 2013r.?

AD. 11 Zgodnie ze zmianą treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, która ukazała się na stronie BIP Związku Gmin Regionu Płockiego w dniu 30.07.2010 r.  realizacja zamówienia obejmuje tylko audity certyfikujące, wobec czego termin zakończenia realizacji zamówienia pozostaje bez zmian.

12.  Odnośnie pkt 5.1. Dział III – co dokładnie Zamawiający rozumie pod sformułowaniem wynagrodzenia ryczałtowe?

AD. 12 Zamawiający przez wynagrodzenie ryczałtowe rozumie iż,  ustalona wysokość wynagrodzenia jest z góry określana i nie ulega zmianie. Wykonawca nie może żądać jej podwyższenia, nawet jeśli w momencie zawarcia umowy niewłaściwe przewidział rozmiary lub koszty prac.

13.  Odnośnie pkt 5.4. Dział IV – co dokładnie Zamawiający rozumie pod sformułowaniem faktur częściowych?

Ad. 13  Zamawiający może wypłacić Wykonawcy część wynagrodzenia na podstawie Faktury VAT po zrealizowaniu części przedmiotu umowy, po protokolarnym odbierze wykonanych prac.

14.  Kiedy Zamawiający przewiduje spisanie protokołu stanowiącego podstawę do wystawienia faktur?

Ad. 14  Spisanie protokołu nie może nastąpić później niż 30 września 2010 r.

 OGŁOSZENIE Z DNIA 26 LIPCA 2010 ROKU 

Certyfikacja systemu zarządzania jakością w celu potwierdzenia jego zgodności z normą PN-EN ISO 9001:2008 w gminach Związku Gmin Regionu Płockiego w ramach projektu „Region Płocki – regionem europejskim” finansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego.